Ayuda para asociados

Bienvenidos al panel de ayuda al asociado

¿Tienes dudas a la hora de crear una factura? No entiendes cuál es la diferencia entre factura y proforma o necesitas ayuda para generar clientes de manera rápida, nuestro servicio de ayuda intentará resolver todas tus preguntas para que puedas navegar y funcionar por tu portal sin complicaciones.

1 Firmar prevención de riesgos laborales (obligatoria)

Una vez hayas recibido el email para entrar en tu portal del asociado, lo primero que debes hacer es firmar la prevención de riesgos laborales. Esta parte es muy importante, ya que sin ella no podrás hacer ninguna factura.

Es muy sencillo, entras en el menú de la izquierda en la pestaña Prevención RL, una vez dentro de esa pestaña verás (como en la imagen) que hay un botón para Generar documento, esto te descargará el documento de prevención de riesgos laborales.

Debes imprimirlo, leerlo, cumplimentarlo y firmarlo y posteriormente escanearlo y adjuntarlo en Adjuntar documento de prevención de riesgos laborales

2 Crear un cliente

Cuando tengas la Prevención de Riesgos Laborales firmada, ya puedes hacer una factura. En primer lugar, para crear la factura proforma (que más tarde se convertirá en tu factura definitiva) debes crear el cliente al que vas a emitirle la factura, es decir, la persona o empresa que la va a pagar.

Para esto, debes entrar en la pestaña Clientes y darle al botón Nuevo Cliente.

Aparecerá un formulario que debes rellenar con los datos del cliente y una vez cumplimentados finalizar el proceso con Crear Cliente.

3 Crear una jornada

¿Qué son las jornadas?

Las jornadas van relacionadas con el tiempo que vas a trabajar y debes notificárnoslas para poder darte de alta en la Seguridad Social. Ten presente que estas jornadas deberán ir asociadas a una factura proforma, sino es así no se te dará el alta en la Seguridad Social.

Una vez creado el cliente al que vas a facturar, debes crear las jornadas laborales que vas a hacer para que podamos darte de alta de la Seguridad Social. Para crear tu jornada debes entrar en Nueva Jornada

Deberás cumplimentar la “Fecha de Alta” y la “Fecha de Baja” en la que vayas a realizar el trabajo. También deberás indicar si deseas cotizar la Base Mínima o la Base Máxima.

El siguiente paso es indicar si todos los días que vas a trabajar tienen la misma duración de horas o diferentes y si tu jornada es presencial o no presencial. Con todo esto ya puedes crear tu jornada.

IMPORTANTE: Sólo grabando las jornadas no estarás dado de alta en la Seguridad Social, deberás crear una factura proforma y asociarle las jornadas en las que vayas a trabajar para que te demos de alta en la Seguridad Social.

Las jornadas SIEMPRE deben ser registradas antes de la fecha de inicio de la actividad, el último día para comunicar las jornadas que mostramos a continuación como ejemplo sería el 18/12/. En base a esta primera premisa te detallamos las pautas que debes tener en cuenta para el registro de las mismas:

Si el trabajo se va a desempeñar varios días consecutivos con idéntica duración de la jornada (horas/día), en las casillas habilitadas para indicar las fechas debes registrar día de alta (1º día de trabajo) y día de baja (último día de trabajo).

Ejemplo:

  • Alta 19/12/ – Baja 25/12/ – Duración 5h/día.

Si la duración de la jornada varía cada día deberás registrar la duración correspondiente a cada día.

Ejemplo:

  • Alta 19/12/ – Duración 3h/día.
  • Alta 20/12/ – Duración 6h/día.
  • Alta 21/12/ – Duración 8h/día.

Si el trabajo se desempeñará únicamente en un día, la fecha de alta y baja debe coincidir, por ejemplo, alta el día 19/12/ y baja 19/12/, la duración de la misma deberá contemplar el sumatorio de horas/día, independientemente de que se realicen unas horas por la mañana y otras por la tarde.

Ejemplo:
Trabajo a realizar 4 horas por la mañana en horario de 10:00 a 14:00 horas y 4 horas por la tarde en horario de 16:00 a 20:00 horas se deberá indicar el sumatorio, en este caso 8 horas/día.

Para que la jornada sea registrada correctamente tendrá que ser asignada OBLIGATORIAMENTE a una factura proforma.

Por último, y para casos muy puntuales, debes recordar que en caso de registrar una jornada de trabajo el mismo día en el que vas a realizar la actividad, dispones de una franja horaria para ello y deberás hacerlo siempre con carácter previo al inicio de la actividad que vayas a desempeñar, y así, nosotros dispondremos de los datos registrados para proceder a su validación y posterior tramitación ante el organismo competente.

4 Crear una factura proforma

¿Qué es una factura proforma?

Tras crear el cliente y la jornada estarás en posición de crear la factura proforma, sin esta proforma no podrás obtener la factura definitiva que entregarás al cliente para que tenga un resguardo de que ha efectuado el pago. Es decir, debes de crear una factura proforma para entregársela a tu cliente y que pague dicha proforma, una vez realice el paco se generará automáticamente una factura definitiva que te llegará al mail o podrás descargarte en la web.
Una vez tengas claro el importe y las jornadas deberás cerrar la factura proforma, en ese momento nosotros la validamos. Si está todo correcto te la enviaremos por mail y/o podrás descargártela del portal y cuando recibamos el pago te enviaremos la factura definitiva para que se la puedas dar a tu cliente.

¿Para qué sirve?

La factura proforma sirve como presupuesto y comprobante del servicio prestado al cliente. Se trata del documento previo necesario para poder generar una factura definitiva. Cuando el cliente pague la proforma estará en condiciones de recibir la factura definitiva, que se generará automáticamente una vez realizado el pago. Además, deberás tener presente que la factura proforma tiene que ir asociado a unas jornadas, de no ser así no se notificará a la Seguridad Social y por tanto no se te dará de alta. Gracias a este método crearás un documento con toda la información necesaria: precio, horas a trabajar o jornadas, cliente, etc.

Una vez tengas creado tu cliente podrás crear tu factura proforma desde la pestaña Facturas y el botón Crear Factura. El primer paso que deberás seguir será seleccionar a tu cliente y la jornada que vas a asociar a esa factura proforma. Lo siguiente que debes hacer es completar el resto de campos que te solicitan (plazo de pago, fecha de factura, IRPF, …).

También cabe la posibilidad de que te interese asignar varias jornadas a una misma factura proforma. Para ello te aconsejamos que leas el siguiente manual, antes de continuar con el siguiente paso, porque una vez cerrada la factura proforma ya no podrás hacerlo: Asignar varias jornadas a una factura proforma.

Cuando llegues al final de la página, podrás añadir los conceptos que aparecerán en tu factura final.

En la pestaña Facturas podrás ver el estado de todas las proformas y facturas que has realizado con nosotros. Todas tus facturas, proformas Abiertas, Cerradas en Estado de Aprobación y Aprobadas.

5 Cerrar una factura proforma

¿Qué es cerrar una factura proforma?

Una vez tengas claro el presupuesto y las jornadas estarás en situación de cerrar la factura proforma. A continuación nosotros la revisaremos y validaremos para asegurarnos que todos los datos sean correctos. Cuando esté aprobada se enviará a tu mail y ya estarás en disposición de enviársela a tu cliente para que efectúe el pago.

Cuando tengas todos los conceptos que deseas que aparezcan en tu factura introducidos y tus jornadas laborales grabadas, si deseas enviar a tu cliente la proforma deberás cerrarla previamente desde tu pestaña de Facturas y Proformas Abiertas. Deberás pinchar sobre el botón Cerrar para cerrarla y una vez la validemos te la enviaremos para que se la facilites a tu cliente y pueda abonarla. Tras lo cual te pasaremos la factura definitiva automáticamente.

6 Esperar validación

Una vez cambiado el estado de la factura proforma a CERRADA nuestro equipo se encargará de aprobarla para que la puedas descargar y enviársela a tu cliente. Te enviaremos un mail con tu factura proforma lista para que se la puedas facilitar al cliente final y poder cobrarla.

7 Enviar y cobrar la factura proforma validada

Cuando recibas nuestro mail con la factura proforma validada y aprobada deberás enviarle dicha proforma a tu cliente final. Una vez pagada se generará automáticamente la factura definitiva.

8 Imprimir o descargar una factura

Una vez tu factura proforma haya sido pagada por el cliente te enviaremos la factura definitiva automáticamente. También podrás descargarla en la pestaña Facturas.

Para "Imprimir" o "Guardar" una factura en PDF pulse el botón Imprimir en la factura que desees.

Liquidaciones

Cuando hayas facilitado la factura proforma a tu cliente, podrás seguir su estado de liquidación también mediante el portal, tanto en la pestaña de Facturas como en la de Liquidaciones.

¿Qué son las bases de cotización mínimos y máximas?

En Factoo trabajamos con dos tipos de bases de cotización. En la base mínima deberás tener presente que por cada 210€ que factures estarás cotizando 8 horas, es decir, una jornada laboral completa.

La base mínima te permitirá facturar por horas:

  • 1,70€/ hora
  • 6,50€/ 4 horas
  • 11,30€/ 8 horas

Sin embargo con la base máxima te permitimos facturar 1500€ en una sola jornada. Pero con la base máxima no se permiten jornadas parciales ni por horas, solo completas, con un coste de 59€.