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7 claves para optimizar el tiempo

La gestión del tiempo es una asignatura pendiente para muchos, por ello es imprescindible aprender a optimizar el tiempo. Y ya no solo estamos hablando de trabajo, sino también del tiempo libre. ¿Cuántas veces hemos dicho, “no tengo tiempo para nada”? ¿Cuántas veces hemos pensado, “ojalá el día tuviera 25 horas”? Sentimos que el día pasa sin haber podido hacer todo lo que queríamos.

Optimiza tu tiempo

Por eso lo prioritario es organizar y administrar nuestra jornada de manera eficiente aprovechando al máximo las horas. Para conseguirlo, es necesario utilizar las técnicas adecuadas para optimizar el tiempo al máximo. A continuación te brindamos algunos consejos que pueden ayudarte a gestionar tu tiempo para poder ser más eficaz y productivo.

Tips para optimizar el tiempo:

1- Priorizar las tareas

A la hora de sentarte delante de tu planning diario, semanal… mira las tareas que tienes pendientes, distingue entre lo urgente y lo importante. Parece algo simple pero no lo es, y debemos de dedicarle un momento, en el que estés tranquilo, ya que es la base fundamental para optimizar el tiempo.

Haz un cuadrante con dos ejes y en cada uno de los espacios pones los asuntos, distinguiendo entre:

  1. Los temas que son urgentes e importantes (serán los que debas priorizar);
  2. Los que no son ni inminente ni fundamental (estos los puedes dejar aparte y si te queda tiempo incluirlos);
  3. Los asuntos urgentes pero no primordiales (hay que valorar el grado de urgencia para ver si van delante o detrás de los primeros);
  4. Y por último, los asuntos importantes pero no urgentes (igual que con los anteriores, hay que valorar el grado de importancia para priorizar más o menos su posición).

2- Planificar la lista de tareas

Una vez tienes claro que debes hacer y el grado de urgencia e importancia, ya estás listo para planificar la agenda. Existen aplicaciones y herramientas en internet que te pueden ayudar a hacerlo de manera rápida y sencilla, sobre todo si tienes que planificar citas y reuniones.

Algunos ejemplos de este tipo de aplicaciones para optimizar el tiempo son:

  1. Google Calendar, te permite tener una agenda online gratuita donde poner todos tus eventos, compromisos o citas, con la posibilidad de poder compartir dicha información con quien estimes oportuno.
  2. Doodle, se trata de otro tipo de agenda online que permite optimizar tu tiempo al máximo. Tiene una versión gratuita y otra de pago, premium. Esta herramienta admite configuraciones del propio calendario, agenda y planning, de modo que tengas ordenados por días y horas todas las actividades que tienes. Además tiene la opción de acordar citas o reuniones a través de la opción MeetMe.

Otra forma de planificar, administrar y optimizar el tiempo es a través de una lista de tareas y utilizando la técnica del vaso:

  1. Primero se ponen dentro del vaso las piedras (los asuntos que más te interesan, por lo que te van a reportar, por lo que te van a aportar…);
  2. Después vuelca arena fina (asuntos que sin ser realmente importantes te generan ingresos todo los meses, suponen un avance profesional…);
  3. Por último, si todavía te sobra tiempo, se echa el agua (esas cosas que puedes hacer ahora o más adelante).

Es imprescindible repartir bien el tiempo entre piedras, arena y agua, dando prioridad a lo que realmente importa. Recuerda que el 80% de lo que es importante se centra solo en un 20% de nuestras actividades.

Un consejo, ponte las tareas importantes en las horas que seas más productivo o estés más atento, porque eso es garantía de eficiencia y eficacia, siempre siendo realista con el reparto del tiempo.

Aprender a optimizar el tiempo

3- Gestionar las distracciones

Llamadas, correos, … hay muchas interrupciones que pueden frenar el avance de nuestro trabajo. Por eso es importante que en esa planificación del tiempo guardes un tiempo para mirar el correo, para atender llamadas y para descansar.

Si has decidido que el correo se lee y se contesta, por ejemplo, de 10 a 10.30 de la mañana, no rompas la pauta, porque entonces estarás perdiendo el tiempo. Nos hemos acostumbrado a estar pendientes constantemente del correo y perdemos mucho tiempo mirándolo, cuando son pocas las veces que entra algo verdaderamente urgente.

4- Ser proactivo

Para una gestión del tiempo eficaz lo mejor es planificar la agenda semanalmente. El viernes por la tarde o el lunes por la mañana dedica unos minutos a priorizar y repartir las tareas. Posteriormente, al finalizar la jornada diariamente, es conveniente que repases lo que tienes previsto hacer el día siguiente por si hay que hacer ajustes.

No te agobies si no has cumplido con los objetivos marcados, hay que ser flexible porque siempre pueden surgir imprevistos o porque el trabajo nos ha llevado más tiempo del que pensábamos.

5- Utilizar las nuevas tecnologías

Existen multitud de herramientas y aplicaciones móviles que te pueden ayudar en la gestión del tiempo y en la planificación, que te permiten agilizar tu trabajo. Además muchas sincronizan el ordenador con el móvil y la tablet, lo que te permite saber siempre que es lo que tienes que hacer, otras lanzan recordatorios, avisos… Wunderlist, Evernote o Rescue Time son algunas de las más utilizadas.

Optimizar el tiempo

6- La importancia del descanso

Para ser más productivo y estar más relajado es importante que cada cierto tiempo te tomes un descanso. Levántate de la mesa, ve a por un café, navega por Internet por placer o da un pequeño paseo. Los expertos en gestión y optimización del tiempo aseguran que tenemos que descansar para ser más eficaces.

Hay una técnica, que se conoce como Técnica Pomodoro, que consiste en planificar el tiempo para cada tarea en espacios de 25 minutos (pomodoros). Al finalizar cada espacio debes descansar 5 minutos y cada cuatro pomodoros se debe tomar un descanso más largo de unos quince minutos. Eso sí, en cada pomodoro debes estar concentrado en lo que estás haciendo, sin admitir ningún tipo de distracción.

7- No olvidarse del tiempo libre

No se trata de planificar también el tiempo libre, sino que tenemos que dejar un espacio para él. Ponte límite de horario para el trabajo y así dispondrás de unas horas para dedicarlas a tus hobbies. Planificar la agenda personal con la laboral puede ayudarte a estar mejor organizado y menos estresado.

¿Conoces alguna clave más para optimizar el tiempo?, ¿Qué herramientas usas tú?

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