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¿Qué es una factura? Características y requisitos

¿Sabes qué es una factura? Es decir, más o menos tienes una idea de lo que es. Pero, ¿tienes claro qué información debe aparecer en ella? ¿Hay más de una manera de hacer una factura? ¿Y si es en formato electrónico? Son muchas las dudas que surgen la primera vez que te enfrentas a hacer una. Así que vamos a resolver algunas dudas para que no haya confusiones.

qué es una factura

Qué es una factura

La factura es un comprobante de que se le facilita al comprador de un bien o servicio y que contiene la información de esa compraventa.

Así, la factura acredita esa transferencia del bien o servicio una vez se ha comprado. Este documento es obligatorio para poder dejar constancia de que se ha producido una transacción.

Un vendedor debe presentarla para poder exigir el pago si el cliente no la ha abonado. Pero al mismo tiempo, la factura también es imprescindible para el comprador como garantía ante una posible reclamación tras adquirir un producto.

¿Qué información debe contener una factura?

Ahora que ya hemos visto qué es una factura, vamos a conocer qué datos son necesarios para que una factura tenga validez legal. Así, la información que debe aparecer obligatoriamente es la siguiente:

  • Parece obvio, pero debe constar la palabra Factura.
  • Fecha y numeración correlativa.
  • Vendedor: Razón social o nombre del vendedor, domicilio fiscal y NIF o CIF.
  • Comprador: nombre, dirección y DNI.
  • Identificación del producto o servicio.
  • Precio por unidad y cantidad que se ha comprado.
  • Base imponible.
  • Si existe algún descuento.
  • Impuestos (IVA e IRPF), tanto el porcentaje aplicado como la cantidad desglosada.
  • Total de la factura
  • Forma de pago

¿Qué tipos de facturas hay?

Cuando emprendemos por primera vez, es frecuente confundir conceptos y no saber la diferencia entre una factura y un ticket. Aunque hay también otros tipos de factura que en un momento dado podemos necesitar. Vamos a diferenciarlas para que no cometas ningún error 😉

Factura ordinaria:

Es la más frecuente y, como os decíamos, debe contener toda la información necesaria sobre la compraventa: datos del comprador y del vendedor, detalle del producto o servicio, importe, etc. El resto de tipos de factura modifican la factura ordinaria, así que podemos decir que ésta es la base.

Factura simplificada o ticket:

Este tipo de factura se caracteriza por no incluir los datos del comprador, a no ser que éste lo solicite. Además, el IVA no aparece desglosado, sino que suele indicar el porcentaje que se aplica y el texto de “IVA incluido”.

Los tickets solo pueden emitirse cuando la compra no exceda de 400 euros y cuando haya que emitir facturas rectificativas. Sin embargo, también hay excepciones para poder emitir una factura simplificada o ticket, como por ejemplo en las ventas al por menor, ventas o servicios a domicilio, transportes de personas, hostelería.

Este tipo de factura debe tener numeración correlativas, la fecha de expedición, nombre o razón social y Número de Identificación Fiscal, nombre del servicio o bien, tipo impositivo e importe total.

Factura proforma:

Este tipo de factura es un presupuesto, por lo que no tiene ningún valor a efectos fiscales: no puede justificar una operación ni es garantía de la compra que se ha realizado.

Sin embargo, la información que contiene es similar a la factura ordinaria, aunque el tipo de numeración cambia para indicar que es proforma.

Factura rectificativa:

Se trata de una factura de venta que corrige algún aspecto de la original. A menudo suele tener signo negativo, y corrige algún detalle de la factura ordinaria.

Si la factura rectificativa incluye todos los datos de la operación, ésta sustituirá a la factura original. Sin embargo, también puede emitirse sólo con la corrección y en ese caso, las dos serían válidas.

Para realizar una factura rectificativa, debe constar que lo es, además de distinguirla por la numeración y la fecha, así como detallar por qué se emite.

qué es una factura

Qué es una factura electrónica

El desarrollo de la tecnología ha posibilitado el ahorro de papel también en las empresas, gracias a la sustitución de muchos trámites y declaraciones por su versión digital. Esto mismo ocurre con la factura electrónica. Puede que ahora te estés preguntando, ¿no es un tipo más de factura? Pues no, ya que según explica el Ministerio de Hacienda “la factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel”.

La factura electrónica se implantó para simplificar trámites y también acortar los plazos de pago de la misma. Sin embargo, hay que diferenciar: una factura digital no es necesariamente una factura electrónica.

¿Cómo? Muy sencillo 😉 Puedes, por comodidad, enviar tu factura al cliente en formato digital (un excel o un pdf). Pero esa factura para que sea válida deberá estar impresa.

En cambio, una factura electrónica debe ir firmada electrónicamente para asegurar su autenticidad y validez legal en formato electrónico.

La principal ventaja es obvia: el ahorro inmenso de papel. Pero no es la única, ya que también facilita las transacciones y agiliza el proceso de presentación de facturas.

Albarán y factura, ¿son lo mismo?

Es frecuente confundir algunos términos, sobre todo cuando se está comenzando a emprender. El albarán se trata de un documento puramente informativo, que recoge la entrega del producto o servicio. Es un justificante.

También incluye los datos del comprador y vendedor, fechas, numeración, etc., pero no tiene validez ante Hacienda. Sin embargo, pueden serte de utilidad para demostrar la entrega de un producto en una fecha determinada.

Facturar con Factoo

 En Factoo, queremos simplificar al máximo este proceso. Por ello, te ofrecemos el soporte desde nuestro portal del asociado para que puedas confeccionar la factura que entregarás a tu cliente.

Tan solo debes dirigirte al apartado de Facturas y crear una nueva factura ProForma. Una vez cumplimentada, tendrás que cerrarla para que nuestro departamento de facturación revise que todo está correcto.

Una vez aprobada, la recibirás en tu correo electrónico para que puedas enviársela a tu cliente. Sin complicaciones 😉

Ahora que sabes qué es una factura, ¿estás preparado para comenzar a facturar con Factoo?

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